Aprenda a utilizar Google Workspace Backup

OBJETIVOS DEL CURSO

Al finalizar este curso, usted será capaz de:

1. Completar todas las configuraciones previas necesarias antes de realizar la copia de seguridad de Google Workspace.
2. Asegurarse de que los permisos de la cuenta y la configuración de las API estén debidamente establecidos.

REQUISITOS PREVIOS

Requisitos previos del curso:

Ninguno

ÍNDICE

1. Configurar la API de Google Drive

2. Crear una cuenta de servicio y una clave

3. Autorizar la delegación en todo el dominio

4. Realizar copias de seguridad de Google Workspace con Cloud Workspace Backup

5. Notas y recordatorios

1. Configurar la API de Google Drive

1. Inicie sesión en la Consola de administración de Google (utilizando la cuenta del dominio del que desea hacer la copia de seguridad: https://admin.google.com/).
2. Vaya a "Aplicaciones" > "Google Workspace" > "Drive y Documentos".
   
   
3. Haga clic en "Funciones y aplicaciones", busque "Drive SDK" y marque la casilla "Permitir que los usuarios accedan a Google Drive con la API de Drive SDK".
   
   
4. Guarde la configuración.

2. Crear una cuenta de servicio y una clave

1. Acceda a Google Cloud Console (https://console.developers.google.com/) e inicie sesión con una cuenta de superadministrador.
   
   
2. Cree un proyecto nuevo.
   
3. En el nuevo proyecto, haga clic en "Habilitar API y servicios" > busque los siguientes servicios > Habilitar:
   • Admin SDK API
   • Google People API
   • Gmail API
   • Google Calendar API
   • Google Drive API
   
   
   
   
   
   
   
   
   
4. Vaya a la página principal de Google Cloud Console > haga clic en IAM y administración > Cuentas de servicio (Service Accounts).
   
   
5. Introduzca un nombre personalizado para la cuenta de servicio y haga clic en "Crear y continuar".
   
6. Seleccione el rol "Proyecto > Propietario (Owner)", omita los campos opcionales y complete la configuración.
   
   
   
7. Una vez completado el paso anterior, accederá automáticamente a la lista de cuentas de servicio. Haga clic en el menú de acciones a la derecha (⋮) > Administrar claves (Manage keys) > Agregar clave (Add key) > Crear clave nueva (Create new key) > seleccione el formato JSON. Guarde el archivo descargado en un lugar seguro.
   
   
   
8. 
9. La clave se guardará en su ordenador. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo.
   
10. Copie el "ID único (Unique ID / Client ID)" de la cuenta de servicio. Puede pegarlo temporalmente en el Bloc de notas, ya que lo necesitará más adelante para la configuración de autorización.
    

3. Autorizar la delegación en todo el dominio

1. Regrese a la Consola de administración de Google (https://admin.google.com/) y vaya a "Seguridad" > "Control de acceso y datos" > "Controles de API".
   
2. Haga clic en "ADMINISTRAR DELEGACIÓN EN TODO EL DOMINIO (MANAGE DOMAIN WIDE DELEGATION)" > "Agregar nuevo (Add new)".
   
   
   
3. Complete la siguiente información:
   • ID de cliente: Pegue el ID único copiado anteriormente.
   • Permisos de OAuth (separados por comas):
     https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,
     https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.domain.readonly,
     https://www.googleapis.com/auth/drive,
     https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email,
     https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile,
     https://www.googleapis.com/auth/contacts,
     https://www.googleapis.com/auth/contacts.other.readonly,
     https://mail.google.com/,
     https://www.googleapis.com/auth/calendar,
     https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
   
   

4. Realizar copias de seguridad de Google Workspace con Cloud Workspace Backup

Una vez completada la configuración de las API necesarias de Google Workspace y la autorización del dominio, puede abrir Cloud Workspace Backup en su NAS ASUSTOR, añadir un dominio de Google Workspace y crear una tarea de copia de seguridad.

Añadir un dominio de Google Workspace

Abra Cloud Workspace Backup y seleccione Add para añadir un dominio de Google Workspace. Introduzca una cuenta de Google Workspace con privilegios de administrador y seleccione, según sus necesidades, los tipos de datos de los que desea realizar una copia de seguridad, incluidos Gmail, Drive, Contacts, Calendar y Shared drives.

También puede elegir incluir automáticamente a todos los usuarios y las unidades compartidas, o seleccionar manualmente los usuarios y las unidades compartidas de los que desea realizar una copia de seguridad.

Después de comprobar la configuración, haga clic en Next para continuar.

Introducir la cuenta de administrador e importar el Service Account Key

A continuación, introduzca el Domain admin email de una cuenta con privilegios de administrador de Google Workspace e importe el archivo de clave JSON del Service Account creado anteriormente en Google Cloud Console.

Compruebe que la cuenta de administrador y el Service Account Key estén configurados correctamente y, a continuación, haga clic en Next para continuar.

Nota: La clave JSON del Service Account contiene la información de autenticación necesaria para acceder a los recursos de Google Workspace. Guarde el archivo en un lugar seguro y no lo comparta con personas no autorizadas.

Comprobar el dominio de Google Workspace añadido

Una vez completada la configuración, puede consultar el dominio de Google Workspace añadido en la página Domains.

En esta página puede consultar información como el dominio, la cuenta de administrador y el número de usuarios incluidos en la copia de seguridad. También puede gestionar el dominio mediante las opciones Edit, Backup now, Details y Remove situadas en la parte superior.

Después de comprobar que el dominio se ha añadido correctamente, puede continuar con la creación de una tarea de copia de seguridad.

Crear una nueva tarea de copia de seguridad

Vaya a la página Tasks y haga clic en New Task para crear una nueva tarea de copia de seguridad.

Primero, introduzca un nombre para la tarea y seleccione el dominio de Google Workspace del que desea realizar una copia de seguridad. A continuación, seleccione los tipos de datos que desea incluir en la copia de seguridad:

Gmail

Google Drive

Shared drives

Contacts

Calendar

Una vez completada la configuración, haga clic en Next para confirmar los ajustes de la tarea de copia de seguridad y crearla.


Explorar los datos de la copia de seguridad

Después de crear una tarea de copia de seguridad y completar la copia de los datos, puede seleccionar el dominio de Google Workspace correspondiente en Domains para consultar los datos respaldados.

Cloud Workspace Backup permite gestionar distintos tipos de datos mediante pestañas independientes, incluidos Gmail, Drive, Shared drives, Contacts y Calendar. Por ejemplo, en Gmail puede consultar directamente los mensajes de correo electrónico respaldados y localizar rápidamente los datos que necesita mediante carpetas, búsquedas y la vista de lista.

Para realizar una copia de seguridad inmediatamente, también puede hacer clic en Backup now para iniciar manualmente el proceso.

Seleccionar los datos y realizar una restauración

Cuando necesite recuperar datos perdidos o eliminados, seleccione primero los datos que desea restaurar en la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Restore.

En Restore Settings, puede seleccionar el alcance de la restauración:

Selected: restaura únicamente los datos seleccionados actualmente.

All data of this account: restaura todos los datos respaldados de la cuenta seleccionada.

All data of this domain: restaura todos los datos respaldados de todo el dominio de Google Workspace.

También puede elegir restaurar los datos en el Original account o, cuando sea compatible, especificar otra cuenta como destino de la restauración.

Después de comprobar la configuración, haga clic en Next para iniciar el proceso de restauración.

Consultar las tareas de copia de seguridad y su estado de ejecución

Después de crear una tarea de copia de seguridad, puede consultar todas las tareas en la página Tasks, incluida información como el dominio asociado, los elementos incluidos en la copia de seguridad, la hora de inicio, el tiempo de ejecución y el estado actual.

En Progress & Schedule puede consultar las tareas que se están ejecutando o que están programadas, mientras que History Tasks permite consultar las tareas de copia de seguridad ejecutadas anteriormente y sus resultados. Esto facilita a los administradores el seguimiento del estado general de las copias de seguridad.

5. Notas y recordatorios

• ⚠️ Se recomienda crear un proyecto dedicado exclusivamente a la copia de seguridad para garantizar la seguridad.
• ⚠️ La clave JSON contiene permisos de autorización para todo el dominio. Guárdela de forma cifrada y segura, y no la comparta con otras personas.
• ⚠️ Si la configuración falla, compruebe nuevamente que la habilitación de las API, la creación de la clave y la autorización de los permisos de OAuth sean correctas.