เรียนรู้วิธีการใช้งาน Google Workspace Backup

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร

หลังจากจบหลักสูตรนี้แล้ว คุณจะสามารถ:

1. กำหนดค่าเบื้องต้นที่จำเป็นทั้งหมดก่อนการสำรองข้อมูล Google Workspace ได้อย่างสมบูรณ์
2. ตรวจสอบความถูกต้องของการอนุญาตสิทธิ์ของบัญชีและการตั้งค่า API ได้อย่างถูกต้อง

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ข้อกำหนดเบื้องต้นของหลักสูตร:

ไม่มี

สารบัญเนื้อหา

1. กำหนดค่า Google Drive API

2. สร้างบัญชีบริการ (Service Account) และคีย์

3. อนุญาตการมอบสิทธิ์การเข้าถึงระดับโดเมน (Domain-Wide Delegation)

4. การสำรองข้อมูล Google Workspace ด้วย Cloud Workspace Backup

5. ข้อควรจำและข้อสังเกต

1. กำหนดค่า Google Drive API

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google (Google Admin Console โดยใช้บัญชีโดเมนที่คุณต้องการสำรองข้อมูล: https://admin.google.com/)
2. ไปที่ "แอป" > "Google Workspace" > "ไดรฟ์และเอกสาร"
   
   
3. คลิกที่ "ฟีเจอร์และแอปพลิเคชัน" ค้นหา "Drive SDK" แล้วทำเครื่องหมายที่ "อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึง Google ไดรฟ์ด้วย Drive SDK API"
   
   
4. บันทึกการตั้งค่า

2. สร้างบัญชีบริการ (Service Account) และคีย์

1. ไปที่ Google Cloud Console (https://console.developers.google.com/) และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง (Super Admin)
   
   
2. สร้างโปรเจกต์ใหม่
   
3. ในโปรเจกต์ใหม่ ให้คลิกที่ "เปิดใช้งาน API และบริการ" (Enable APIs & Services) > ค้นหาบริการต่อไปนี้ > เปิดใช้งาน (Enable):
   • Admin SDK API
   • Google People API
   • Gmail API
   • Google Calendar API
   • Google Drive API
   
   
   
   
   
   
   
   
   
4. ไปที่หน้าแรกของ Google Cloud Console > คลิกที่ "IAM และการดูแลระบบ" (IAM & Admin) > "บัญชีบริการ" (Service Accounts)
   
   
5. ป้อนชื่อบัญชีบริการที่คุณกำหนดเอง (Service account name) แล้วคลิก "สร้างและดำเนินการต่อ" (Create and continue)
   
6. เลือกบทบาทเป็น "โปรเจกต์ > เจ้าของ" (Project > Owner) ข้ามช่องที่ไม่บังคับ แล้วทำการตั้งค่าให้เสร็จสิ้น
   
   
   
7. เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้า ระบบจะนำคุณไปยังหน้ารายการบัญชีบริการโดยอัตโนมัติ ให้คลิกที่เมนูการทำงานทางด้านขวา (⋮) > "จัดการคีย์" (Manage keys) > "เพิ่มคีย์" (Add key) > "สร้างคีย์ใหม่" (Create new key) > เลือกรูปแบบ JSON และโปรดเก็บรักษาไฟล์ที่ดาวน์โหลดไว้อย่างปลอดภัย
   
   
   
8. 
9. คีย์จะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิก "ปิด" (Close) เพื่อปิดหน้าต่างโต้ตอบ
   
10. คัดลอก "รหัสเฉพาะ" (Unique ID / Client ID) ของบัญชีบริการ คุณสามารถวางรหัสนี้ไว้ใน Notepad ชั่วคราว เนื่องจากต้องใช้สำหรับการตั้งค่าการอนุญาตในภายหลัง
    

3. อนุญาตการมอบสิทธิ์การเข้าถึงระดับโดเมน (Domain-Wide Delegation)

1. กลับไปที่คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google (https://admin.google.com/) ไปที่ "ความปลอดภัย" > "การเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล" > "การควบคุม API"
   
2. คลิกที่ "จัดการการมอบสิทธิ์ระดับโดเมน (MANAGE DOMAIN WIDE DELEGATION)" > "เพิ่มใหม่ (Add new)"
   
   
   
3. กรอกข้อมูลต่อไปนี้:
   • รหัสไคลเอ็นต์ (Client ID): ป้อน Unique ID ที่คัดลอกไว้ก่อนหน้านี้
   • ขอบเขต OAuth (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค):
     https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,
     https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.domain.readonly,
     https://www.googleapis.com/auth/drive,
     https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email,
     https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile,
     https://www.googleapis.com/auth/contacts,
     https://www.googleapis.com/auth/contacts.other.readonly,
     https://mail.google.com/,
     https://www.googleapis.com/auth/calendar,
     https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
   
   

4. การสำรองข้อมูล Google Workspace ด้วย Cloud Workspace Backup

หลังจากตั้งค่า Google Workspace API ที่จำเป็นและดำเนินการอนุญาตโดเมนเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเปิด Cloud Workspace Backup บน ASUSTOR NAS เพิ่มโดเมน Google Workspace และสร้างงานสำรองข้อมูลได้

เพิ่มโดเมน Google Workspace

เปิด Cloud Workspace Backup แล้วเลือก Add เพื่อเพิ่มโดเมน Google Workspace ป้อนบัญชี Google Workspace ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ และเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการสำรองข้อมูลตามความต้องการ เช่น Gmail, Drive, Contacts, Calendar และ Shared drives

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกให้รวมผู้ใช้ทั้งหมดและไดรฟ์ที่แชร์โดยอัตโนมัติ หรือเลือกผู้ใช้และไดรฟ์ที่แชร์ที่ต้องการสำรองข้อมูลด้วยตนเองได้

ตรวจสอบการตั้งค่าแล้วคลิก Next เพื่อดำเนินการต่อ

ป้อนบัญชีผู้ดูแลระบบและนำเข้า Service Account Key

จากนั้นป้อน Domain admin email ของบัญชีที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Google Workspace และนำเข้าไฟล์คีย์ JSON ของ Service Account ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ใน Google Cloud Console

ตรวจสอบว่าบัญชีผู้ดูแลระบบและ Service Account Key ได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง จากนั้นคลิก Next เพื่อดำเนินการต่อ

หมายเหตุ: คีย์ JSON ของ Service Account มีข้อมูลการตรวจสอบสิทธิ์ที่จำเป็นสำหรับการเข้าถึงทรัพยากรของ Google Workspace โปรดจัดเก็บไฟล์ไว้ในที่ปลอดภัยและอย่าแชร์ไฟล์กับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

ตรวจสอบโดเมน Google Workspace ที่เพิ่ม

หลังจากตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถดูโดเมน Google Workspace ที่เพิ่มได้ในหน้า Domains

หน้านี้จะแสดงข้อมูล เช่น โดเมน บัญชีผู้ดูแลระบบ และจำนวนผู้ใช้ที่ได้รับการสำรองข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถจัดการโดเมนได้ผ่านตัวเลือก Edit, Backup now, Details และ Remove ที่ด้านบนของหน้า

หลังจากตรวจสอบว่าเพิ่มโดเมนสำเร็จแล้ว คุณสามารถดำเนินการสร้างงานสำรองข้อมูลต่อได้

สร้างงานสำรองข้อมูลใหม่

ไปที่หน้า Tasks แล้วคลิก New Task เพื่อสร้างงานสำรองข้อมูลใหม่

ขั้นแรก ป้อนชื่องานและเลือกโดเมน Google Workspace ที่ต้องการสำรองข้อมูล จากนั้นเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการสำรองข้อมูล ได้แก่:

Gmail

Google Drive

Shared drives

Contacts

Calendar

เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิก Next เพื่อยืนยันการตั้งค่างานสำรองข้อมูลและสร้างงาน


เรียกดูข้อมูลสำรอง

หลังจากสร้างงานสำรองข้อมูลและสำรองข้อมูลเสร็จแล้ว คุณสามารถเลือกโดเมน Google Workspace ที่ต้องการในส่วน Domains เพื่อดูข้อมูลสำรองได้

Cloud Workspace Backup จัดการข้อมูลแต่ละประเภทผ่านแท็บแยกต่างหาก ได้แก่ Gmail, Drive, Shared drives, Contacts และ Calendar ตัวอย่างเช่น ใน Gmail คุณสามารถเรียกดูอีเมลที่สำรองไว้ได้โดยตรง และใช้โฟลเดอร์ การค้นหา และมุมมองแบบรายการเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการสำรองข้อมูลทันที คุณสามารถคลิก Backup now เพื่อเริ่มการสำรองข้อมูลด้วยตนเองได้

เลือกข้อมูลและดำเนินการกู้คืน

เมื่อจำเป็นต้องกู้คืนข้อมูลที่สูญหายหรือถูกลบ ให้เลือกข้อมูลที่ต้องการกู้คืนจากข้อมูลสำรองก่อน จากนั้นคลิก Restore

ใน Restore Settings คุณสามารถเลือกขอบเขตการกู้คืนได้ดังนี้:

Selected: กู้คืนเฉพาะข้อมูลที่เลือกไว้ในปัจจุบัน

All data of this account: กู้คืนข้อมูลสำรองทั้งหมดของบัญชีที่เลือก

All data of this domain: กู้คืนข้อมูลสำรองทั้งหมดของโดเมน Google Workspace

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกกู้คืนข้อมูลไปยัง Original account หรือหากระบบรองรับ สามารถระบุบัญชีอื่นเป็นปลายทางสำหรับการกู้คืนได้

ตรวจสอบการตั้งค่าแล้วคลิก Next เพื่อเริ่มกระบวนการกู้คืน

ดูงานสำรองข้อมูลและสถานะการทำงาน

หลังจากสร้างงานสำรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถดูงานสำรองข้อมูลทั้งหมดได้ในหน้า Tasks รวมถึงโดเมนที่เกี่ยวข้อง รายการที่สำรองข้อมูล เวลาเริ่มต้น ระยะเวลาการทำงาน และสถานะปัจจุบัน

ในส่วน Progress & Schedule คุณสามารถดูงานที่กำลังดำเนินการหรืองานที่ตั้งเวลาไว้ ส่วน History Tasks ช่วยให้สามารถตรวจสอบงานสำรองข้อมูลที่ดำเนินการไปแล้วและผลลัพธ์ของแต่ละงานได้ ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามสถานะการสำรองข้อมูลโดยรวมได้อย่างสะดวก

5. ข้อควรจำและข้อสังเกต

• ⚠️ ขอแนะนำให้สร้างโปรเจกต์เฉพาะสำหรับการสำรองข้อมูลเท่านั้น เพื่อความปลอดภัยสูงสุด
• ⚠️ ไฟล์คีย์ JSON ประกอบด้วยสิทธิ์การอนุญาตสำหรับทั้งโดเมน โปรดเก็บรักษาไว้ด้วยการเข้ารหัสอย่างปลอดภัย และห้ามแชร์กับผู้อื่น
• ⚠️ หากการตั้งค่าล้มเหลว โปรดตรวจสอบอีกครั้งว่าการเปิดใช้งาน API, การสร้างคีย์ และการอนุญาตขอบเขต OAuth นั้นถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่